안녕하세요. 희명디자인입니다. 개정판 상담에서 자주 나오는 문장이 있습니다. 그건 전임자가 하던 일이라 잘 모르겠다는 이야기입니다. 편집 원본이 어디 있는지, 어떤 종이로 찍었는지, 몇 부가 남았는지, 배포처가 어디였는지가 함께 사라집니다. 인쇄물은 그대로 있는데 그것을 다룰 정보가 없어진 상태입니다.

이 현상은 관리가 사람에게 붙어 있을 때 나타납니다. 담당자가 알고 있으니 문서로 남길 이유가 없었고, 그 사람이 옮기면서 함께 나갑니다. 인수인계 문서에는 자료 이름과 발주 시점 정도만 적히는 일이 많습니다. 희명디자인 편집디자인팀이 작업을 마칠 때 사양 기록과 원본을 함께 정리해 드리는 것도 이 구간을 줄이기 위해서입니다.

무엇이 함께 사라지는가?

파일만 문제가 되는 것은 아닙니다. 인쇄물 하나에는 여러 층의 정보가 붙어 있고, 그중 상당수는 문서로 남지 않습니다. 사라진 뒤에야 그 정보가 있었다는 사실을 알게 됩니다. 편집 원본과 연결된 이미지, 사용한 서체와 그 라이선스 범위가 첫 번째 층입니다. 지종과 평량, 도수, 후가공, 제본 방식 같은 사양 값이 두 번째입니다. 배포처 목록과 소진 속도, 남은 재고가 세 번째이고, 어느 지면이 실제로 쓰이는지에 대한 현장 의견이 네 번째입니다.

앞의 두 층은 업체나 견적서에서 되찾을 여지가 있습니다. 거래가 이어지고 있다면 요청해 받아 두시면 됩니다. 뒤의 두 층은 회사 안에서만 만들어지는 정보라 사라지면 복구가 어렵습니다. 몇 해에 걸쳐 쌓인 판단이 한 번에 없어지는 셈입니다.

왜 남지 않는가?

바빠서라기보다 남길 형식이 정해져 있지 않아서입니다. 발주가 끝나면 프로젝트가 종료된 것으로 처리되고, 그 뒤에 무엇을 어디에 적어 두어야 하는지가 절차에 없습니다. 인쇄물은 만들고 나면 몇 해를 쓰는 자료입니다. 그 사이에 담당자가 바뀔 확률이 낮지 않습니다. 다음 발주가 몇 해 뒤라면 그때는 이미 기억에 의존할 수 없는 상태가 됩니다. 전임자에게 연락해 물어보는 방법도 시간이 지날수록 어려워집니다. (인쇄물 관리를 프로젝트가 아니라 자산으로 보면 남길 것이 달라집니다.)

한 장으로 남기는 방법

거창한 시스템을 갖출 일은 아닙니다. 인쇄물 한 종당 문서 한 장이면 충분합니다. 여기에 들어갈 항목은 대체로 정해져 있습니다. 자료명과 발행 연월, 완성 사양, 편집 원본이 저장된 위치, 제작 업체와 담당자 연락처, 발주 수량과 배포처, 마지막으로 확인한 재고 수량. 여기에 다음 판에서 손볼 항목을 적는 칸을 하나 더 두시면 됩니다. 바뀐 정보가 생길 때마다 그때그때 적어 두면 개정 시점에 목록이 완성되어 있습니다.

이 문서를 발주가 끝난 시점에 만들어 두시면 다음 담당자가 그 한 장에서 출발합니다. 상담에 그 문서를 들고 오시면 사양 확인 절차가 통째로 빠집니다. 인쇄물이 여러 종이면 같은 형식으로 모아 두시면 됩니다. 한 폴더에 나란히 두는 것으로 목록이 만들어집니다. 회사가 어떤 인쇄물을 가지고 있는지 한눈에 보이는 상태가 됩니다.

인쇄물 안에도 표시를 남깁니다

문서와 별개로 인쇄물 안에 정보를 심어 두는 방법도 있습니다. 뒤표지나 판권 영역에 발행 연월과 관리 번호를 작게 표기하는 방식입니다. 창고에서 구판과 신판을 구분할 때 이 표기가 작동합니다. 상자를 열지 않고도 확인되는 정보가 됩니다. 거래처에서 오래된 자료를 들고 문의해 올 때도 어느 판인지 바로 확인됩니다. 제작 단계에서 이 위치를 미리 잡아 두지 않으면 나중에 넣을 곳이 마땅치 않습니다. (개정판이 나왔는데 구판이 섞여 나가는 상황을 여기서 막습니다.)

반복되는 정보는 한곳에서

여러 인쇄물에 같은 정보가 들어갑니다. 회사명 영문 표기, 주소, 대표 전화, 사업 분야 소개 한 문단, 로고 원본과 색 값.

이 항목들을 한 파일에서 관리하고 인쇄물마다 그 값을 불러다 쓰는 구조로 두시면, 주소 하나가 바뀌었을 때 고칠 곳이 명확해집니다. 흩어져 있으면 어느 자료에 무엇이 들어 있는지 전수 조사를 하게 됩니다. (주소 하나가 바뀌었을 때 고쳐야 할 파일이 몇 개인지 세어 보시면 드러납니다.)

이 정리는 담당자 교체만이 아니라 회사 정보가 바뀌는 시점에도 작동합니다. 사명이나 주소 변경은 예고 없이 오는 일이 많습니다. 사명이나 주소가 바뀌면 모든 자료가 확인 대상이 되는데, 목록이 있으면 범위가 바로 정해집니다.

언제 시작하는가?

지금 만들고 계신 인쇄물부터 하시면 됩니다. 발주가 끝나는 시점이 정보가 가장 정확한 때입니다. 과거 자료를 소급해 정리하는 것보다 이번 발주에서 문서 한 장을 남기는 쪽이 부담이 적습니다.

담당자가 바뀔 예정이라면 그 전에 하시는 것이 좋습니다. 넘겨받을 사람이 아니라 넘기는 사람이 만들어야 정확합니다. 아는 사람이 적어야 빠지는 항목이 없습니다. 인쇄물을 관리하는 일은 자료를 잘 만드는 일과 다른 작업이고, 회사에 쌓이는 쪽은 후자보다 전자에 가깝습니다.

희명디자인 편집디자인팀

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